La différence entre un(e) secrétaire et un(e) assistant(e) réside principalement dans l’étendue des responsabilités et la nature des tâches qu’il(elle)s accomplissent. Voici un aperçu des distinctions clés entre ces deux rôles :

Secrétaire

1. Tâches administratives de base :

   • Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
   • Accueil des visiteur(se)s.
   • Gestion du courrier entrant et sortant.
   • Organisation et maintien des dossiers et de la documentation.

2. Gestion de l’agenda :

   • Planification des rendez-vous et des réunions.
   • Préparation des salles de réunion et des documents nécessaires.

3. Tâches spécifiques de secrétariat :

   • Rédaction de lettres, de notes et de comptes rendus.
   • Saisie et mise en forme de documents.
   • Gestion des fournitures de bureau.

Assistant(e)

1. Tâches administratives avancées :

   • Tout ce qu’un(e) secrétaire fait mais souvent avec plus d’autonomie.
   • Gestion plus complexe des agendas, y compris la coordination de déplacements et de voyages.

2. Support opérationnel :

   • Assistance dans des projets spécifiques, avec des responsabilités plus stratégiques.
   • Recherche et préparation de rapports.
   • Suivi et gestion de budgets ou de comptes.

3. Rôle proactif :

   • Prise d’initiatives pour améliorer l’efficacité des opérations.
   • Proposition de solutions et de processus pour optimiser les activités.

4. Coordination et communication :

   • Liaison entre différents départements et gestion des communications internes.
   • Organisation d’événements internes ou externes (séminaires, conférences, etc.).

5. Support à la gestion :

   • Participation aux réunions de direction et à la prise de décisions.
   • Gestion de tâches déléguées par les cadres supérieurs ou la direction.

En résumé, le(a) secrétaire a un rôle principalement centré sur les tâches administratives de base et le support quotidien, avec un focus sur l’organisation et la gestion de la correspondance et des agendas. L’assistant(e) a un rôle plus étendu et polyvalent, incluant des responsabilités administratives avancées, du support opérationnel, de la coordination et parfois même de la gestion de projets ou de budgets. Les assistant(e)s sont souvent impliqué(e)s plus étroitement dans les activités stratégiques de l’entreprise et travaillent de manière plus autonome. La distinction peut également varier selon la structure et la taille de l’organisation, ainsi que selon les attentes spécifiques des employeurs.

Devenir secrétaire nécessite de suivre certaines étapes et de développer des compétences spécifiques. Voici un guide détaillé pour devenir secrétaire :

1. Avoir une formation académique

1. Diplôme de base :

   • Un diplôme de niveau 4 (Bac) est souvent requis.
   • En France, un Bac Pro Gestion-Administration ou un Bac STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion) peuvent être de bons points de départ.

2. Formation professionnelle :

   • BTS Support à l’Action Managériale (SAM) : Ce diplôme de deux ans offre une formation complète en secrétariat et en assistanat.
   • BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : Ce diplôme universitaire technologique peut également être pertinent.

2. Développer des compétences clés

1. Compétences en bureautique :

   • Maîtriser les logiciels de traitement de texte (Word), tableur (Excel) et présentation (PowerPoint).
   • Savoir utiliser les logiciels de gestion de courriels (Outlook) et de planification.

2. Compétences en communication :

   • Avoir de bonnes compétences en communication écrite et orale.
   • Savoir rédiger des lettres, des rapports et des courriels professionnels.

3. Organisation et gestion du temps :

   • Savoir organiser et gérer des agendas.
   • Être capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de respecter les délais.

4. Compétences interpersonnelles :

   • Avoir un bon sens du service et de la relation client.
   • Être capable de travailler en équipe et de manière autonome.

3. Gagner de l’expérience

1. Stages :

   • Effectuer des stages en entreprise pendant les études pour acquérir une expérience pratique.
   • Chercher des opportunités dans des environnements variés (PME, grandes entreprises, administrations publiques).

2. Emplois juniors :

   • Commencer par des postes de niveau débutant comme réceptionniste.
   • Accumuler de l’expérience et des références professionnelles.

4. Obtenir des certifications supplémentaires

1. Certifications en langues étrangères :

   • Obtenir des certifications en anglais ou dans d’autres langues étrangères peut être un atout (TOEIC, TOEFL).

2. Certifications en bureautique :

   • Passer des certifications comme le Microsoft Office Specialist (MOS) pour attester de la maîtrise des outils bureautiques.

5. Se tenir à jour

1. Formation continue :

   • Participer à des formations continues pour rester à jour avec les nouvelles technologies et les évolutions du métier.
   • Assister à des ateliers et des conférences sur des sujets pertinents.

2. Adhésion à des associations professionnelles :

   • Rejoindre des associations comme l’Association des Secrétaires et Assistants de Direction (ASAP) pour réseauter et échanger des bonnes pratiques.

Pour devenir secrétaire, il est essentiel d’acquérir une formation appropriée, de développer des compétences clés, d’accumuler de l’expérience pratique, d’obtenir des certifications pertinentes et de se tenir à jour avec les évolutions du métier. Suivre ces étapes permet d’être bien préparé(e) pour une carrière réussie dans le secrétariat.

Il existe plusieurs types de secrétaires, chacun ayant des responsabilités spécifiques en fonction du contexte et de l’environnement de travail. Voici une liste des différents types de secrétaires et leurs principales fonctions :

1. Secrétaire administratif(ve) : Gestion des dossiers, traitement du courrier, préparation de documents administratifs, gestion des appels téléphoniques et des courriels.

2. Secrétaire de direction : Assister un(e) ou plusieurs dirigeant(e)s ou cadres supérieur(e)s, gérer les agendas, organiser des réunions et des déplacements, préparer des rapports et des présentations.

3. Secrétaire médical(e) : Gestion des dossiers médicaux, prise de rendez-vous, accueil des patient(e)s, transcription de rapports médicaux, communication avec les patient(e)s et les professionnel(le)s de santé.

4. Secrétaire juridique : Préparation de documents juridiques, gestion des dossiers clients, coordination avec les avocat(e)s, prise de rendez-vous, suivi des procédures judiciaires.

5. Secrétaire comptable : Gestion des factures, traitement des paiements, tenue des livres de comptes, préparation des déclarations fiscales, aide à la gestion financière.

6. Secrétaire commercial(e) : Support à l’équipe commerciale, gestion des commandes et des contrats, suivi des relations clients, organisation des réunions commerciales, préparation des documents de vente.

7. Secrétaire technique : Gestion des documents techniques, préparation des rapports de projet, coordination avec les équipes techniques, organisation des réunions de projet, suivi des plannings.

8. Secrétaire bilingue/trilingue : Assurer les mêmes fonctions que les autres types de secrétaires mais dans plusieurs langues, traduction de documents, communication avec des interlocuteur(rice)s internationaux(les).

9. Secrétaire scolaire : Gestion des dossiers des élèves, communication avec les parents et les enseignant(e)s, organisation des emplois du temps, gestion des inscriptions et des absences.

10. Secrétaire polyvalent(e) : Effectuer un large éventail de tâches administratives en fonction des besoins de l’organisation, combinant souvent plusieurs des rôles mentionnés ci-dessus.

Chaque type de secrétaire requiert des compétences spécifiques adaptées à son domaine d’activité et les secrétaires peuvent évoluer vers des rôles plus spécialisés ou de gestion, en fonction de leur expérience et de leurs qualifications.

Le salaire d’un(e) secrétaire assistant(e) peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que l’expérience, le niveau d’éducation, la taille et le secteur de l’entreprise, ainsi que la localisation géographique. Voici un aperçu général des salaires en France pour un(e) secrétaire assistant(e) :

Salaire moyen par niveau d’expérience

1. Débutant(e) (0 à 2 ans d’expérience) :

   • Salaire mensuel brut : entre 1 600€ et 2 000€
   • Salaire annuel brut : entre 19 200€ et 24 000€

2. Intermédiaire (2 à 5 ans d’expérience) :

   • Salaire mensuel brut : entre 2 000€ et 2 500€
   • Salaire annuel brut : entre 24 000€ et 30 000€

3. Confirmé(e) (5 à 10 ans d’expérience) :

   • Salaire mensuel brut : entre 2 500€ et 3 000€
   • Salaire annuel brut : entre 30 000€ et 36 000€

4. Sénior (plus de 10 ans d’expérience) :

   • Salaire mensuel brut : entre 3 000€ et 3 500€
   • Salaire annuel brut : entre 36 000€ et 42 000€

Avantages supplémentaires

En plus du salaire de base, les secrétaires assistant(e)s peuvent bénéficier de divers avantages, tels que :

• Tickets restaurant ou chèques déjeuner
• Primes (primes de performance, de fin d’année, etc.)
• Mutuelle d’entreprise
• Participation ou intéressement
• Formations professionnelles

Pour une estimation plus précise, il est recommandé de consulter les offres d’emploi locales et de se renseigner auprès de professionnel(le)s du secteur.